Reservas
Una reserva es una cita que un cliente tiene contigo en una fecha y hora concretas, con uno o varios servicios y un recurso (profesional o espacio) asignado a cada servicio. Es la unidad central del módulo Agenda.
Esta página documenta el formulario de creación y edición de reservas y todas sus opciones.
🚀 Cómo se accede
Las reservas se crean y editan desde el Calendario. No hay una pantalla aparte de "listado de reservas" porque el calendario ya es la vista principal.
Para crear una reserva:
- Toca un hueco vacío en el calendario, o
- Pulsa ➕ Nueva reserva en la cabecera.
Para ver/editar una existente, toca el bloque correspondiente.
📝 El formulario de reserva
El modal tiene cinco secciones en este orden:
- Cliente
- Servicios
- Fecha y hora de inicio
- Notas internas
- Señal / Anticipo
- Enviar email de confirmación
Vamos a verlas una por una.
👤 Sección Cliente
El selector de cliente tiene dos pestañas:
🔵 Cliente registrado
Para clientes que ya están en tu fichero. Buscas por:
- Nombre fiscal o nombre comercial.
- Teléfono o teléfono secundario.
- Email.
- Referencia interna.
Empieza a escribir y se despliega un dropdown con coincidencias (hasta 30 resultados). Toca el cliente que quieras: queda fijado en una caja azul con sus datos de contacto y un botón ✕ por si necesitas cambiarlo.
Si no encuentras al cliente, sale el mensaje "No se encontraron clientes. Usa la pestaña Walk-in para introducir los datos manualmente".
🟢 Walk-in (no registrado)
Para clientes que no están en tu fichero y no quieres darlos de alta solo para esta reserva (típico en negocios con muchas reservas puntuales: hostelería, peluquerías sin fidelización, etc.).
Solo pide:
- Nombre (obligatorio).
- Teléfono (recomendado para llamar si hace falta).
- Email (opcional, necesario si vas a enviar confirmación).
Los walk-ins no quedan registrados como clientes. Es solo información de contacto para esa cita concreta.
Si un cliente walk-in viene varias veces, conviene darlo de alta en clientes para llevar histórico. La próxima reserva ya la harás como Cliente registrado.
✂️ Sección Servicios
Una reserva puede tener uno o varios servicios encadenados. Esto sirve para citas compuestas: "corte + tinte + peinado", "consulta + análisis", "mantenimiento básico + revisión a fondo".
Añadir el primer servicio
Si no hay nada todavía, sale un panel central con el icono de tijeras y un botón ➕ Añadir servicio. Tócalo y se añade la primera línea con el primer servicio y recurso del catálogo preseleccionados.
Cada línea de servicio
Cada línea muestra:
- Número (1, 2, 3…) en círculo morado a la izquierda.
- Selector de servicio con todos los activos del catálogo
(formato:
Nombre · 30min · 15,00€). - Selector de recurso con todos los recursos activos. Hay también
la opción "— Auto-asignar recurso —" (con
null) que deja que el sistema decida. - Datos del servicio elegido: duración y precio, bajo el selector.
- Botón 🗑 para eliminar la línea (solo aparece si hay más de una).
Añadir más líneas
Pulsa ➕ Añadir servicio en la parte inferior. Se añade una nueva línea numerada al final.
Totales
En el bloque inferior (fondo verde claro) tienes en directo:
- Duración total en minutos (suma de todos los servicios).
- Precio total (suma de todos los servicios con IVA).
Si la reserva tiene varios servicios, se encadenan automáticamente empezando a la hora de inicio. Por ejemplo, si pides hora a las 10:00 y son tres servicios de 30 + 60 + 15 minutos, el primer servicio va de 10:00 a 10:30, el segundo de 10:30 a 11:30 y el tercero de 11:30 a 11:45.
Si tu catálogo está vacío, el formulario te avisa con un aviso ámbar:
- "No hay servicios definidos. Crea al menos un servicio en Agenda → Servicios antes de crear reservas."
- "No hay recursos definidos. Crea al menos un recurso en Agenda → Recursos antes de crear reservas."
Es lo primero que hay que configurar antes de empezar a usar la agenda.
🕐 Sección Fecha y hora de inicio
Un input datetime-local: introduce el día y la hora a la que empieza el primer servicio. Como ya hemos dicho, el resto de servicios se encadenan automáticamente.
Si has llegado al formulario tocando un hueco del calendario, ese hueco ya viene preseleccionado en este campo.
📝 Sección Notas internas
Texto libre, visible solo para el equipo del negocio. El cliente no las ve nunca, ni en el portal ni en los emails. Es para tus recordatorios:
- "Cliente alérgico al amoníaco"
- "Prefiere a Carlos como peluquero"
- "Lleva 2 meses sin venir, ofrecer fidelización"
💵 Sección Señal / Anticipo
Permite registrar un anticipo que el cliente entrega al reservar (típico en bodas, eventos, masajes largos, alquileres…).
Introduces el importe en euros y queda registrado como pendiente de cobrar. Luego, desde el panel de detalle de la reserva, lo marcas como pagado cuando lo recibas.
Señal obligatoria
Si en Mi empresa → Agenda tienes activada la opción "Pedir señal siempre", el campo aparece marcado como Obligatoria (en rojo) y el sistema no te deja crear la reserva sin un importe mayor que 0.
Es útil en negocios donde la señal forma parte del modelo de negocio y no quieres que el equipo olvide pedirla.
✉️ Sección Enviar email de confirmación
Una casilla marcada por defecto: ☑ Enviar email de confirmación al cliente. Si la dejas marcada, en cuanto crees la reserva el cliente recibirá un email con todos los detalles (servicios, fecha, hora, recurso, importe, señal…).
Si la desmarcas, la reserva se crea silenciosamente: ningún email. Útil cuando estás cargando reservas antiguas o cuando ya has hablado con el cliente y no quieres saturarle el correo.
El sistema te avisa con un diálogo:
El cliente no tiene email. No podremos enviar el email de confirmación. ¿Quieres crear la reserva igualmente?
Puedes seguir y crear la reserva sin email, o cancelar para añadir el email del cliente primero.
✅ Crear la reserva
Pulsa 💾 Crear reserva en el footer. El sistema valida:
- Que haya cliente (registrado o walk-in con nombre).
- Que haya al menos un servicio con su recurso.
- Que la fecha esté informada.
- Que la señal cumpla con la configuración (si es obligatoria, > 0).
Si todo está correcto, la reserva se crea en estado Confirmada y con origen admin (porque la has creado tú desde el ERP, no el cliente desde el portal). Aparece de inmediato en el calendario.
🔄 Estados de una reserva
Una vez creada, una reserva pasa por varios estados a lo largo de su ciclo de vida. Cada cambio se hace desde el panel de detalle en el calendario:
| Estado | Cuándo | Acciones disponibles |
|---|---|---|
| Pendiente | Reserva creada desde el portal sin confirmar | Confirmar / Cancelar |
| Confirmada | Confirmada (por defecto al crearla desde el ERP) | Marcar en curso / Cancelar / No-show |
| En curso | El cliente está siendo atendido ahora | Marcar realizada / Cancelar |
| Realizada | Terminada con normalidad | (terminal) |
| Cancelada | Anulada antes de tiempo | (terminal) |
| No se presentó | El cliente no apareció | Volver a confirmar (excepción manual) |
Más detalles sobre cada acción en Calendario.
❓ Preguntas frecuentes
¿Puedo cambiar el cliente de una reserva ya creada?
Sí. Abre la reserva desde el calendario, edita los datos y guarda. Si
era walk-in y quieres asociarlo a un cliente registrado (porque acabas
de darlo de alta), edita y selecciónalo desde el modo Registrado.
¿Las reservas walk-in aparecen en estadísticas?
Sí, cuentan en los KPIs de la agenda (citas del día, tasa de
cancelación, servicios más reservados…). Lo único que no tienen es
ficha de cliente, así que no entran en Mis citas del portal cliente.
¿Y si necesito reservar a varios clientes a la misma hora con
recursos distintos?
Crea una reserva por cliente, cada una con su recurso. El sistema
las admite en paralelo en el calendario.
¿Puedo reservar servicios de varios profesionales en la misma
reserva?
Sí. Cada línea de servicio puede tener un recurso distinto. El sistema
encadena los servicios uno detrás de otro, así que asegúrate de que el
horario es viable para los profesionales implicados.
¿Qué pasa si elimino un servicio del catálogo que tiene reservas
hechas?
Las reservas existentes conservan los datos del servicio (nombre,
duración, precio) tal y como estaban al crearlas. Lo que no podrás es
crear reservas nuevas con ese servicio borrado.
¿Puedo crear reservas en el pasado?
Sí. El sistema permite fechas anteriores a hoy, para cargar histórico
o registrar citas que ya ocurrieron. Lo único que no tendrá sentido es
enviar email de confirmación de algo ya pasado, así que desmarca esa
casilla.
¿Echas algo en falta? Avísanos en soporte@extremanet.com.