📋 Presupuestos
Los presupuestos son el primer documento del ciclo comercial: una propuesta económica formal a un cliente con productos, cantidades, precios y condiciones. Si lo acepta, se convierte en pedido, albarán o directamente en factura con un solo clic, conservando toda la trazabilidad.
A diferencia de una factura, un presupuesto no tiene efecto contable ni afecta al stock: es solo una oferta. Hasta que el cliente lo acepta, no pasa nada en tu sistema más allá del propio documento.
🚪 Cómo se accede
Menú lateral → Ventas → Presupuestos.
📋 El listado de presupuestos
Las columnas principales:
- Número — identificador interno (ej:
PRE-2026-128). - Fecha.
- Fecha de validez — hasta cuándo es válida la oferta.
- Cliente.
- Base, Total — importes.
- Estado — dinámico, configurable desde Maestros (ver abajo).
Estados dinámicos
A diferencia de otros documentos, los estados de los presupuestos son personalizables desde Configuración → Maestros → Estados de presupuesto. Por defecto el sistema trae estados típicos como Borrador, Enviado, Aceptado, Rechazado, Convertido… pero puedes adaptarlos a tu flujo comercial (añadir En negociación, Pendiente firma, etc.).
Cada estado tiene un color que se ve en el badge y unas flags que determinan qué se puede hacer:
| Flag | Si está activa, permite… |
|---|---|
permite_enviar | Enviar el presupuesto por email al cliente. |
permite_convertir | Convertir en pedido, albarán o factura. |
bloquea_eliminacion | Impedir borrarlo (típicamente para estados finales). |
es_final | Marcar como cerrado, sin más cambios. |
➕ Crear un presupuesto nuevo
Botón Nuevo presupuesto arriba a la derecha.
Cabecera
- Cliente — selector con buscador. Si el cliente tiene tarifa, forma de pago y días de vencimiento definidos en su ficha, se rellenan automáticamente.
- Serie — la serie de numeración (típicamente
PRE). - Fecha — del documento.
- Fecha de validez — opcional pero recomendable: deja claro al cliente hasta cuándo respetas esos precios.
- Forma de pago y días de vencimiento — heredados del cliente, editables.
- Dirección de envío — fiscal del cliente por defecto, o una alternativa de sus direcciones registradas.
- Observaciones — texto libre para el cliente.
Líneas
Botón Añadir línea o escanear EAN. Por línea:
- Producto — selector con código, nombre o EAN.
- Cantidad — decimales.
- Precio unitario — según la tarifa del cliente.
- Descuento % — sobre la línea.
- IVA % — heredado del producto.
Cálculo en vivo
A medida que añades líneas, abajo se actualizan la base imponible, el IVA total, los descuentos y el total general.
Descuento global
Se aplica sobre el total. Útil para "10 % por pago anticipado" sin tocar línea por línea.
✉️ Enviar por email al cliente
Si el estado actual tiene permite_enviar activo, aparece el botón Enviar email. Se abre el modal de envío con:
- Destinatario — email del cliente (o cualquier otro que pongas).
- Asunto y cuerpo — usando la plantilla de email configurada para presupuestos.
- PDF adjunto — el presupuesto generado al vuelo.
El envío queda registrado en el histórico.
🔄 Convertir a otro documento
El botón Convertir ofrece 3 destinos cuando el estado tiene permite_convertir:
| Destino | Cuándo usar | Qué hace |
|---|---|---|
| Pedido | Cliente acepta pero la entrega es a futuro. | Crea pedido con las mismas líneas, vinculado al presupuesto. |
| Albarán | Vas a entregar la mercancía ya. | Crea albarán + descuenta stock + lo marca como confirmado. |
| Factura | Cliente acepta y quieres facturar directo (servicios, ventas inmediatas). | Crea factura emitida con las líneas, calcula vencimientos. |
La trazabilidad se mantiene: desde la factura puedes ver de qué presupuesto vino, y desde el presupuesto a qué documento se convirtió.
La gracia es que no tienes que volver a meter cliente, líneas, precios ni nada. Un clic y tienes el documento siguiente con todo dentro.
📑 Duplicar un presupuesto
Botón Duplicar en el listado. Crea una copia idéntica en estado borrador, con fecha de hoy y número nuevo. Útil para:
- Variaciones de la misma oferta (mismo cliente, otra fecha o pequeño cambio).
- Presupuestos similares para clientes distintos (cámbiale el cliente y listo).
- Renovaciones anuales de la misma propuesta.
📎 Adjuntos
Pestaña Adjunto dentro de la ficha. Puedes adjuntar un PDF, una imagen, etc., con cualquier documento de contexto (planos, fichas técnicas, especificaciones).
🗑️ Eliminar
Botón papelera en el listado. Solo se eliminan los presupuestos cuyos estados NO tengan bloquea_eliminacion. Típicamente: borradores o rechazados se borran; convertidos o aceptados, no (por trazabilidad).
💡 Buenas prácticas
- Pon siempre fecha de validez. Sin ella, el cliente puede reclamar precios de hace 6 meses cuando ya han subido los costes.
- Personaliza los estados según tu negocio. Si vendes a empresas con procesos largos, te interesará tener estados intermedios (Pendiente revisión cliente, En negociación, A la espera de aprobación, etc.).
- Envía siempre por email con la plantilla configurada. El registro queda en el histórico y puedes ver cuándo y a quién enviaste qué.
- Si el cliente acepta verbalmente, no esperes: convierte a pedido o factura en el momento. Cuanto más tiempo pase, más fácil que cambie de idea.
- Para presupuestos repetidos (mantenimiento mensual, alquileres recurrentes), usa Duplicar en vez de crear desde cero.
❓ Preguntas frecuentes
¿Un presupuesto cuenta como factura para Hacienda? No. Es solo una propuesta. No tiene efectos fiscales ni contables hasta que se convierte en factura.
¿Puedo modificar un presupuesto ya enviado? Depende del estado. Si el estado permite edición, sí. Si lo bloqueas (típicamente al pasarlo a "Aceptado" o "Convertido"), no.
¿Y si convierto en factura por error? La factura es un documento contable. Tendrías que anular la factura y, si quieres, crear una nueva a partir del presupuesto otra vez. El presupuesto original sigue ahí, con su trazabilidad.
¿Puedo enviar el mismo presupuesto a varios emails? En el modal de envío puedes añadir varios destinatarios separados por comas.
¿Aparece el logo de mi empresa en el PDF? Sí, si lo has subido en Configuración → Mi empresa. Y puedes personalizar la plantilla completa del PDF en Configuración → Plantillas de documentos.
¿Cómo gestiono presupuestos rechazados? Cámbiales el estado a "Rechazado" (o equivalente). Quedan en el histórico para análisis posterior. Útil para detectar precios poco competitivos, productos mal posicionados o clientes que no responden.
¿Echas algo en falta? Escríbenos a soporte@extremanet.com.