👥 Gestión de clientes
La sección Clientes es el lugar donde mantienes toda la información de las personas y empresas a las que vendes: datos fiscales, contactos, direcciones de entrega, tarifas asignadas, saldos, fidelización y acceso al portal. Una buena ficha de cliente es la base de presupuestos, pedidos y facturas rápidos y sin errores.
🚪 Cómo se accede
En el menú lateral → Clientes → Clientes.
Llegas al listado, que es el punto de partida para crear nuevos clientes, buscarlos, ver saldos o enviar comunicaciones masivas.
📋 El listado de clientes
Las tres vistas
En la parte superior verás un selector con tres modos:
| Vista | Para qué sirve |
|---|---|
| Lista | Tabla clásica con todos los datos: código, nombre fiscal y comercial, CIF, email, teléfono, población, provincia y estado. Es la vista por defecto. |
| Saldos | Igual que Lista pero centrada en la situación contable: muestra Debe, Haber y Saldo de cada cliente. Útil para revisar quién te debe dinero o a quién le debes. |
| Agenda | Vista de tarjetas, pensada para localizar contactos rápido. Cada cliente es una "tarjeta" con sus emails y teléfonos visibles a un golpe de vista. |
Filtro de estado
Junto al selector de vista hay tres botones: Activos · Inactivos · Todos.
Por defecto se muestran solo los activos. Cambia a Inactivos para revisar bajas, o a Todos si quieres ver el universo completo.
Buscar un cliente
En la vista Agenda tienes un buscador único que filtra por nombre fiscal, nombre comercial, código, email, teléfono, CIF y población.
En las vistas Lista y Saldos cada columna tiene su propio filtro flotante (la fila gris debajo del encabezado). Escribe en cualquiera y el listado se filtra al momento.
En cualquier vista, haz click en una celda para enfocarla y pulsa Ctrl+C. Se copia el valor al portapapeles sin tener que seleccionar texto. Aparece un pequeño aviso "Valor copiado" abajo en el centro.
Exportar a Excel o CSV
Botones Excel y CSV arriba a la derecha del selector. Exportan lo que estás viendo (incluido el filtro actual). El nombre del fichero incluye la vista y la fecha para que no se te confundan los descargados.
➕ Crear un cliente nuevo
Botón Nuevo cliente arriba a la derecha. Se abre la ficha vacía con la pestaña Datos generales activa.
Datos imprescindibles
Solo dos campos son obligatorios:
- Nombre fiscal — la razón social tal y como aparece en sus documentos oficiales.
- CIF/NIF — el identificador fiscal.
Todo lo demás es opcional, pero cuanto más completes, menos tendrás que retecletar más adelante.
Datos recomendados
| Campo | Por qué interesa |
|---|---|
| Nombre comercial | Aparece en el listado bajo el fiscal cuando son distintos. |
| Imprescindible si quieres enviar presupuestos, facturas o boletines. | |
| Teléfono / Teléfono 2 / Teléfono 3 | TPVReady soporta tres teléfonos por cliente; útiles para móvil, fijo y persona de contacto. |
| Dirección fiscal completa | Necesaria para que aparezca correctamente en facturas. |
| Régimen de IVA | Determina si lleva IVA, recargo de equivalencia, IGIC de Canarias, exento, etc. Cambia el comportamiento del cálculo en presupuestos y facturas. |
| Tarifa | Si tienes varias tarifas de precios, asigna aquí la del cliente. |
| Forma de pago | Define cómo y cuándo te paga por defecto. |
| Días de vencimiento | Plazo en días para el vencimiento de sus facturas. |
Régimen de IVA
Estas son las opciones disponibles:
- Normal — IVA estándar 21/10/4 %.
- Canarias (IGIC) — sustituye IVA por IGIC.
- Extranjero UE — facturación intracomunitaria.
- Extranjero fuera UE — exportación.
- Recargo de equivalencia — añade el recargo correspondiente.
- Exento — sin IVA.
Marcar como "contado"
El check Es contado se usa para clientes de paso (mostrador, ticket TPV) sin necesidad de gestionar cobro a crédito. Aparecen con una banda naranja en la vista Agenda.
🗂️ Las pestañas de la ficha
Una vez creado el cliente o al editar uno existente, la ficha tiene 9 pestañas:
1. Datos generales
Lo descrito arriba: nombre, CIF, contacto, dirección fiscal, régimen IVA, tarifa, forma de pago.
2. Comercial
Datos comerciales: tipo de cliente, IBAN para domiciliaciones, banco, cuenta contable, notas internas. También los consentimientos RGPD y permisos de comunicación: si acepta email, SMS o WhatsApp.
3. Portal cliente
Activa el acceso al portal cliente para que tu cliente pueda entrar a una zona privada donde ver sus facturas, presupuestos, albaranes y pagarlas online.
- Marca el check Tiene acceso al portal.
- Define usuario y contraseña, o usa el botón Enviar acceso por email para que TPVReady genere credenciales automáticamente y se las envíe.
4. Direcciones
Si el cliente tiene varias direcciones (almacén, sede secundaria, dirección de entrega distinta de la fiscal…), aquí las añades. Tipos disponibles: fiscal, entrega, facturación, otro. Marca una como principal.
Al crear un albarán o factura para este cliente, podrás elegir cuál de sus direcciones usar.
5. Contactos
Personas concretas dentro de la organización del cliente (responsable de compras, administración, gerencia…). Cada contacto tiene su propio email, teléfono y cargo. Marca uno como principal para envíos por defecto.
6. Movimientos
Histórico de toda la actividad comercial con este cliente: presupuestos, pedidos, albaranes, facturas y cobros. Se puede filtrar por fecha y tipo de documento.
7. Reservas
Si usas el módulo Agenda, aquí ves todas las reservas hechas por este cliente.
8. Fidelización
Tarjetas de fidelización CRM asignadas al cliente, puntos acumulados, movimientos de puntos y ajustes manuales. Solo aparece si tienes activo el módulo CRM.
9. Libro diario
Apuntes contables del cliente: asientos generados por facturas y cobros. Con totales de debe, haber y saldo.
✏️ Editar un cliente
Tres formas:
- Click en el nombre del cliente en cualquier vista del listado.
- Botón del lápiz en la columna Acciones.
- Click en la tarjeta del cliente en la vista Agenda.
Cualquiera te lleva a la ficha completa para editar.
🔄 Activar o desactivar un cliente
Botón con icono de toggle en la columna Acciones (verde si está activo, gris si inactivo).
Desactivar un cliente no lo borra, simplemente lo oculta del filtro "Activos" para que no estorbe en el día a día, pero conserva su histórico y puedes seguir consultándolo en "Inactivos" o "Todos".
🗑️ Eliminar un cliente
Botón rojo de papelera en Acciones. Pide confirmación.
Eliminar borra el cliente y todos sus datos asociados. Si el cliente tiene facturas u otros documentos, el sistema te lo impedirá (no se puede eliminar). En ese caso, desactívalo en vez de borrarlo.
📧 Acciones masivas
Envío de email a varios clientes
En la vista Lista, marca el checkbox de cada cliente que quieras (o el del encabezado para seleccionar todos los filtrados). Aparecerá una barra azul indicando cuántos llevas seleccionados, y si alguno no tiene email te avisa.
Botón Enviar email (N) arriba a la derecha → se abre el modal de envío masivo donde redactas un mensaje único que llega a todos los seleccionados.
Boletín
Botón Boletín arriba a la derecha → te lleva a la herramienta de campañas de email a clientes, con filtros mucho más potentes (por facturación, productos comprados, ubicación, inactividad…).
Recalcular saldos
Botón Recalcular saldos arriba a la derecha. Regenera debe/haber/saldo de todos los clientes a partir de las facturas y cobros existentes.
- Después de una importación masiva de clientes o facturas desde Excel.
- Si has hecho cambios manuales en BD (raro pero posible).
- Si los saldos mostrados no cuadran con la realidad.
Puede tardar unos segundos según el volumen. Mientras se ejecuta, el icono de refresco gira.
💡 Buenas prácticas
- Rellena el email siempre que puedas. Es la puerta de entrada para presupuestos, facturas, recordatorios de cobro, portal cliente y boletines.
- Usa nombre fiscal Y nombre comercial cuando difieran. En el listado se ven los dos y eso ayuda mucho a localizar.
- Asigna formas de pago y vencimiento por defecto. Te ahorra tener que tocar esos campos en cada factura.
- Configura el RGPD desde el principio. Sin el check de permite_email activo, ese cliente queda excluido de los boletines (es la configuración correcta legalmente).
- Marca como inactivo, no borres. El histórico de un cliente es oro: clientes recuperables, análisis de churn, datos para auditoría.
❓ Preguntas frecuentes
¿Puedo importar clientes desde Excel? Sí. Menú Configuración → Importar. TPVReady hace upsert por CIF/NIF: si el CIF existe lo actualiza, si no lo crea. Más detalles en la guía de Importación.
¿Por qué un cliente aparece sin saldo aunque sé que me debe? Probablemente sus apuntes contables están desincronizados. Usa Recalcular saldos desde el listado.
¿Cómo registro un autónomo con su nombre y apellidos? Pon el nombre y apellidos en Nombre fiscal y el NIF en CIF. Si tiene marca comercial, en Nombre comercial.
¿Qué pasa si elimino sin querer? Te pedirá confirmación con SweetAlert antes de borrar. Si el cliente tiene facturas asociadas, no podrás eliminarlo (te dará error). En la práctica esto hace casi imposible la pérdida accidental.
¿Puedo asignar precios distintos por cliente sin crear tarifas? No directamente. El modelo correcto es: crea tarifas (en Productos → Tarifas) y asígnalas a cada cliente desde su ficha. Para descuentos puntuales, modifica el precio en la propia línea del documento.
¿Echas algo en falta? Escríbenos a soporte@extremanet.com.