📋 Inventarios
Los inventarios físicos son la herramienta para comparar lo que dice el sistema con lo que realmente tienes en el almacén y regularizar las diferencias. Es un proceso clásico de trastienda: pistola, hoja de papel (o tablet), recuento, ajuste.
TPVReady te guía paso a paso: defines el alcance, generas las líneas a contar, cuentas (con escaneo de EAN o a mano), y al cerrar se generan los movimientos de regularización automáticamente.
🚪 Cómo se accede
Menú lateral → Almacén → Inventarios.
📋 El listado de inventarios
Cada fila es un inventario realizado o en curso. Por defecto se muestran los últimos 6 meses.
Columnas
- Número — identificador único (ej:
INV-2026-007). - Fecha — del recuento.
- Nombre — descripción libre del inventario.
- Almacén — sobre el que se hizo.
- Estado — Borrador (en curso) o Cerrado (terminado).
- Líneas — total de productos incluidos.
- Contadas — cuántas se contaron (con % en gris).
- Diferencias — cuántas líneas tuvieron desviación entre sistema y conteo.
- Usuario — quién lo lleva.
Estados
| Estado | Qué significa |
|---|---|
| 🟡 Borrador | En curso. Puedes seguir contando, editando, o eliminarlo si te has equivocado. No afecta al stock todavía. |
| 🔵 Cerrado | Terminado. Generó movimientos de regularización. Solo lectura, no se puede modificar ni eliminar. |
Filtros
- Desde / Hasta — rango de fechas.
- Almacén — uno concreto o todos.
- Estado — Borradores, Cerrados o ambos.
Abrir un inventario
Click en el número o en el nombre. Si es borrador, te lleva a la pantalla de conteo. Si es cerrado, abre el detalle en solo lectura.
➕ Crear un nuevo inventario (paso 1)
Botón Nuevo inventario arriba a la derecha.
Datos de cabecera
- Nombre — descriptivo, por ejemplo
"Inventario Marzo 2026 - Almacén Plasencia". Se sugiere uno con el mes y año actuales. - Fecha — del recuento. Por defecto hoy.
- Almacén — sobre el que vas a contar. Si solo tienes un almacén activo, se selecciona solo.
- Notas — opcional: responsable, motivo (ej: "inventario fin de año", "revisión por rotura de aire acondicionado").
🎯 Filtros para generar líneas (paso 2)
Aquí decides qué productos vas a contar. Por defecto se incluyen TODOS los productos activos del almacén. Si quieres limitar el alcance, aplica filtros:
| Filtro | Para qué sirve |
|---|---|
| Familia / Subfamilia | Contar solo una categoría. |
| Proveedor habitual | Solo productos de un proveedor. |
| Marca | Búsqueda libre por texto. |
| Solo productos con stock > 0 | Excluye los que ya están a cero. |
| Incluir productos sin movimientos previos | Incluye productos nuevos sin histórico. |
| Incluir productos inactivos | Por defecto se excluyen. |
Para inventarios cíclicos (contar una familia cada semana en vez de todo de golpe), filtra por familia. Es mucho más manejable y permite no parar el negocio.
Generar y empezar
Botón Crear y generar líneas. Esto:
- Crea el inventario en estado borrador.
- Genera una línea por cada producto/lote que cumpla los filtros.
- Guarda un snapshot del stock actual del sistema en cada línea (lo que dice TPVReady ahora mismo).
- Te lleva automáticamente a la pantalla de conteo.
Si los filtros no encuentran productos te avisa pero crea el inventario igualmente (puedes editarlo después).
🔢 La pantalla de conteo
Aquí es donde pasa la magia. Tienes:
Input de escaneo (EAN)
Un campo destacado arriba siempre con el foco. Pensado para una pistola de código de barras:
- Disparas → el código entra en el input.
- Pulsas Enter (la pistola lo hace sola).
- Busca la línea de ese EAN, incrementa el contador en 1 y limpia el input para el siguiente disparo.
Si el EAN no existe en este inventario, te avisa con un mensaje.
Búsqueda libre
Si no tienes pistola, hay un buscador por código, nombre, EAN o lote. Localizas la línea y editas la cantidad a mano.
Las líneas
Cada línea muestra:
- Producto y EAN principal.
- Lote (si aplica).
- Cantidad sistema — lo que dice TPVReady.
- Cantidad real — lo que tú cuentas (editable). Vacío = no contado todavía.
- Diferencia —
real − sistema. En verde si sobra, en rojo si falta.
Indicadores en vivo
Arriba ves contadores que se actualizan al instante:
- Contadas / Total y % completado.
- Pendientes.
- Con diferencia, desglosado en
(+N sobran)y(−N faltan).
🔒 Cerrar el inventario
Botón Cerrar inventario. Antes de hacerlo, TPVReady te muestra un resumen-confirmación muy completo:
- Total de líneas, contadas y sin contar.
- Con diferencia, desglose entre sobrantes y faltantes.
- Valor estimado del ajuste en euros (lo que se va a "ganar" o "perder" contablemente).
¿Qué hacer con las líneas sin contar?
Si hay líneas que no contaste, TPVReady te ofrece dos opciones:
- A cero — asume que no quedan unidades de ese producto. Se generará un ajuste negativo por todo el stock que tenía el sistema.
- Ignorar — mantiene el stock como estaba. No se modifica nada para esos productos.
"A cero" es la opción correcta cuando has barrido el almacén entero y lo que no apareció es porque no existe. "Ignorar" es para inventarios parciales donde simplemente no entraste a contar ciertas zonas.
Confirmación final
Pulsa Sí, cerrar y regularizar. El sistema:
- Genera un movimiento de regularización por cada línea con diferencia (tipo
inventario). - Actualiza el stock real en el almacén.
- Marca el inventario como cerrado (ya no se puede modificar).
A partir de aquí, el stock del almacén refleja lo que contaste físicamente.
🗑️ Eliminar un inventario
Solo se pueden eliminar los borradores. Los cerrados, no, porque generaron movimientos contables y romperían la trazabilidad.
Para eliminar un borrador: botón papelera en la columna de acciones. Pide confirmación.
💡 Buenas prácticas
- Empieza con un nombre claro y la fecha actual. Dentro de seis meses agradecerás distinguir entre "Inventario" y "Inventario fin trimestre Q1 - oficina".
- Usa filtros parciales para inventarios cíclicos. Contar 30 productos cada semana es mucho más sostenible que contar 3000 una vez al año.
- Si trabajas con lotes, ten en cuenta que cada lote es una línea separada. La pistola escaneará el EAN y te llevará a la línea correcta (o pedirá lote si hay varios del mismo producto).
- Revisa el resumen-confirmación antes de cerrar. El "valor estimado del ajuste" es la mejor pista para detectar errores: si esperas perder 200 € y te sale −5000 €, algo cuentas mal.
- No interrumpas el conteo dejando el inventario abierto semanas. El stock del sistema sigue moviéndose (ventas, compras) y se va desincronizando con tu snapshot inicial. Cierra en pocos días.
❓ Preguntas frecuentes
¿Puedo seguir vendiendo mientras hago un inventario? Sí, pero ten cuidado: el snapshot de "cantidad sistema" se hace al generar las líneas. Si vendes mientras cuentas, el stock real cambia y al cerrar puedes tener diferencias artificiales. Idealmente, haz inventarios en días u horas sin venta (cierre, antes de abrir).
¿Y si me equivoco al contar una línea? Mientras el inventario sea borrador, edita la cantidad. Si ya lo cerraste, no se puede modificar; tendrás que hacer un nuevo inventario o un ajuste manual.
¿Qué pasa con productos nuevos creados durante el conteo? No se añaden automáticamente. Tendrías que crear un nuevo inventario después.
¿Se puede contar entre varias personas a la vez? Sí, todos los que tengan acceso al inventario pueden ir contando líneas. Lo que importa es que cada línea quede con su cantidad antes del cierre.
¿Cómo registro mermas y roturas? Tres opciones según el caso:
- Si ya las has descontado físicamente y haces inventario, aparecerán como "faltan" y se regularizan al cerrar.
- Para una merma puntual sin esperar al inventario, lo correcto es un ajuste negativo (en el roadmap; de momento ejecutalo creando un mini-inventario solo de ese producto).
¿El inventario afecta a la contabilidad? Sí. Los movimientos generados al cerrar son contabilizables como variación de existencias. Habla con tu gestoría si haces inventarios anuales (final de año) para que los registre en el cierre.
¿Echas algo en falta? Escríbenos a soporte@extremanet.com.