📦 Lotes y trazabilidad
Si tu negocio trabaja con productos que tienen número de lote y fecha de caducidad (alimentación, farmacia, cosmética, química, etc.), TPVReady te ofrece trazabilidad completa: sabes en todo momento de dónde viene cada lote, dónde está su stock y a qué clientes ha llegado.
¿Para qué sirve la trazabilidad?
Imagínate estas situaciones reales:
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🚨 Aviso de retirada de producto: el fabricante notifica que el lote X-2026-005 está contaminado. En 30 segundos sabes a qué clientes les vendiste ese lote exacto y puedes llamarlos uno a uno.
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📅 Alertas de caducidad: el sistema te avisa cada mañana de los lotes que caducan en los próximos 30 días, para que los promociones o los des de baja antes de que sea tarde.
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🔍 Auditoría sanitaria: la inspección pide demostrar el origen de un producto facturado a un cliente. En un click ves el albarán de compra al proveedor, el lote, la cantidad y la cadena completa.
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📊 Control de stock por antigüedad: ¿qué lotes son más antiguos? ¿Cuáles llevan más tiempo sin venderse? Toda la información disponible.
Requisitos previos
Para que un producto entre en el módulo de trazabilidad, debe tener marcada la casilla "Usa lotes" en su ficha.
Cómo activarlo:
- Ve a Almacén → Productos
- Edita el producto
- Activa la casilla "Usa lotes"
- Guarda
A partir de ese momento, cuando recibas el producto en un albarán de entrada, podrás indicar el número de lote y fecha de caducidad.
Listado de lotes
Ve a Almacén → Lotes y trazabilidad.
Verás la lista de todos los lotes de tu empresa, con información clave:
| Columna | Significado |
|---|---|
| Lote | Número del lote (clic para ver la ficha completa) |
| Producto | Producto al que pertenece |
| Fecha fab. | Fecha de fabricación |
| Caduca | Fecha de caducidad |
| Días a caducar | Badge con código de color (ver abajo) |
| Stock total | Cantidad disponible sumando todos los almacenes |
| Por almacén | Distribución del stock entre tus almacenes |
| Estado | Activo / Caducado / Agotado / Bloqueado |
🎨 Código de colores de caducidad
| Color | Significado |
|---|---|
| 🟢 Verde | Caduca en más de 30 días |
| 🟡 Amarillo | Caduca entre 8 y 30 días |
| 🔴 Rojo | Caduca en 7 días o menos, o ya está caducado |
🎯 Píldoras de estado (cabecera)
Arriba de la lista verás contadores en tiempo real:
- 🟢 X con stock — lotes con cantidad disponible
- 🔴 X caducados — lotes con stock pero ya pasados de fecha (¡urgente!)
- 🔴 X en 7d — caducan en menos de una semana
- 🟡 X en 30d — caducan en menos de un mes
🔧 Filtros disponibles
- Estado: activo / caducado / agotado / bloqueado / todos
- Caducidad: próximos 7 días, 15, 30, 60, 90 o cualquier
- Solo con stock (activado por defecto): oculta lotes ya vendidos del todo
Ficha de trazabilidad de un lote
Haz clic en cualquier lote de la lista para ver su ficha completa. Es la pantalla más potente del módulo. Te muestra:
📋 Datos del lote
Producto, referencia, fecha de fabricación, fecha de caducidad, notas.
📊 Resumen de actividad
- Stock total actual
- Entradas totales (cuánto entró en su vida)
- Salidas totales (cuánto salió)
- Clientes distintos que lo han recibido
- Albaranes de salida generados
- Facturas que lo incluyen
🔙 Origen del lote
Aquí ves de dónde vino el lote:
- Albarán de entrada que lo creó (con su número)
- Proveedor (nombre + CIF)
- Fecha de recepción
- Almacén donde entró
- Cantidad inicial
Con un botón directo "Ver albarán" para abrir el documento original.
📦 Stock actual por almacén
Tabla con el desglose de dónde queda el lote ahora mismo, almacén por almacén.
🚚 Albaranes de salida
Lista de TODOS los albaranes de venta que han incluido este lote. Cada uno con:
- Número de albarán
- Fecha
- Cliente que lo recibió (nombre + CIF)
- Cantidad enviada
- Botón directo al albarán
Esto es el corazón de la trazabilidad: en una sola pantalla ves a qué clientes ha llegado el lote.
🧾 Facturas
Las facturas de venta que incluyen este lote, con cantidad e importe. Igual de detallado.
🔄 Traspasos entre almacenes
Si has movido el lote entre tus propios almacenes, aparece el histórico.
📋 Movimientos cronológicos
La línea de tiempo completa del lote: cada entrada, salida, ajuste, inventario o traspaso, ordenado del más reciente al más antiguo, con:
- Fecha
- Tipo de movimiento (con código de color)
- Almacén
- Cantidad (positiva o negativa)
- Stock antes / Stock después
- Usuario que lo hizo
Alertas automáticas de caducidad
TPVReady te avisa cada día a las 6:00 de la mañana si hay lotes próximos a caducar.
¿Qué se considera "próximo"?
Por defecto, lotes que caduquen en los próximos 30 días (y también los ya caducados de los últimos 7 días, por si no los detectaste).
¿Cómo me llega el aviso?
Te llega una notificación 🔔 (campanita + email + push si los tienes activos) con un resumen único por día. Por ejemplo:
⚠️ 3 lote(s) ya caducados con stock Yogur natural (lote L-2026-003) CADUCADO hace 2 días · Crema antigotas (lote L-2026-008) en 5d · Suero fisiológico (lote L-2026-012) en 12d · y 2 más
Al pulsar la notificación, vas directo al listado de lotes filtrado por "próximos a caducar" para tomar acción.
Niveles de urgencia
La notificación cambia de color/categoría según gravedad:
- 🔴 Error si hay lotes ya caducados con stock
- 🟡 Aviso si hay lotes que caducan en menos de 7 días
- 🔵 Información si solo hay lotes en el rango 8-30 días
Configurar el umbral
Por defecto son 30 días. Si quieres cambiarlo para tu negocio (ej: una farmacia podría querer 60 días, una panadería 7), contacta con soporte@extremanet.com.
Trazabilidad desde un albarán de compra
Además de la ficha del lote, también puedes hacer trazabilidad al revés: desde un albarán de entrada que recibiste de un proveedor, ver TODO lo que generó.
Cómo
- Ve a Compras → Albaranes de entrada
- Abre el albarán
- Pulsa el botón "Trazabilidad" (arriba a la derecha, en morado)
- Verás cada línea con su lote, y para cada lote:
- Albaranes de salida que lo consumieron
- Facturas que lo incluyen
- Stock pendiente
Útil para responder en un click a: "¿qué hicimos con la compra que hicimos al proveedor X el 5 de enero?"
Casos prácticos paso a paso
Caso 1: Aviso de retirada de un lote
Escenario: El fabricante avisa de que el lote 2026-A47 del producto "Crema hidratante" tiene un problema y hay que recuperar los productos vendidos.
Pasos:
- Ve a Almacén → Lotes y trazabilidad
- Filtra o busca por el lote
2026-A47 - Clic para abrir su ficha
- En la sección 🚚 Albaranes de salida ves todos los clientes que lo recibieron, con número de albarán, fecha y cantidad
- Llama o escribe a cada uno con la información exacta
- En 📦 Stock actual ves qué te queda por almacén para retirar del stock
- Bloquea el lote: edita su estado a "Bloqueado" para que no vuelva a salir
Caso 2: Promocionar productos próximos a caducar
Escenario: Quieres ofrecer descuento a productos cuya caducidad está cerca para no perderlos.
Pasos:
- Ve a Almacén → Lotes y trazabilidad
- Aplica el filtro "Próximos 30 días"
- Marca el checkbox "Solo con stock"
- Ordena por "Días a caducar" (los más urgentes arriba)
- Para cada lote, mira la cantidad disponible y decide acción (descuento, oferta, devolución al proveedor...)
Caso 3: Auditoría — origen de un producto vendido
Escenario: Un cliente pregunta de dónde viene un lote concreto que recibió en su factura.
Pasos:
- Abre la factura del cliente
- Identifica el lote en la línea del producto
- Ve a Almacén → Lotes y trazabilidad y busca el lote
- En la ficha verás la sección 🔙 Origen: proveedor, número de albarán de compra, fecha de recepción
- Documenta la cadena completa para el cliente
Preguntas frecuentes
Tengo un producto sin la casilla "Usa lotes" marcada, ¿aparece aquí?
No. El módulo solo muestra lotes de productos con usa_lotes = 1. Si quieres incluirlo, edita el producto y activa la casilla.
¿Cómo se crean los lotes?
Cuando recibes un producto con la casilla "Usa lotes" en un albarán de entrada, TPVReady te pide el número de lote, fecha de fabricación y caducidad. Eso crea automáticamente el lote en el sistema.
¿Puedo crear lotes manualmente sin un albarán de entrada?
Sí, desde Almacén → Productos, en cada producto que use lotes hay una pestaña "Lotes" donde puedes crear manualmente. Pero el flujo recomendado es a través de albarán de entrada porque así queda la trazabilidad del origen.
Un lote ha llegado a stock 0, ¿sigue apareciendo?
Pasa automáticamente a estado "Agotado" y por defecto se oculta de la lista (porque tienes activado "Solo con stock"). Desmarca esa casilla para verlos.
Si un producto pasa a NO usar lotes, ¿pierdo el histórico?
No. La trazabilidad de lo que se vendió antes se conserva. Pero las nuevas entradas dejarán de crear lotes.
¿La caducidad se calcula automáticamente?
No. TPVReady solo guarda lo que tú indicas en el albarán de entrada. Es información que debe venir del fabricante / proveedor.
¿Los lotes caducados se borran solos?
No. Pasan a estado "Caducado" pero permanecen en el histórico para auditoría. Tú decides qué hacer con el stock que pueda quedar (devolver al proveedor, destruir, etc.).
¿Funciona en TPV / venta directa?
Si tu producto usa lotes, al venderlo en TPV deberás elegir de qué lote sale. Por defecto, el sistema sugiere el más próximo a caducar (FEFO — First Expired, First Out).
¿Necesitas ayuda?
Si tienes dudas o algo no funciona como esperas, contacta con soporte@extremanet.com.